Carbomax de Colombia S.A.S es sociedad comercial, debidamente constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia, domiciliada en la ciudad de Cúcuta, e identificada con el NIT. 900.857.481, cuyos datos de contacto son los siguientes:

Dirección: Calle 14A No. 4E – 76 Edificio Centro Internacional de Desarrollo
Teléfono: 3102577851
Correo electrónico: oficial.cumplimiento@carbomax.co

La presente política será aplicable durante la realización de todas las actividades que involucren la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y la transferencia y/o transmisión de Datos Personales, registrados en cualquier Base de Datos del Responsable o en cualquier actividad que sea desarrollada por éste.

De conformidad con la normatividad vigente y con el propósito de facilitar el entendimiento esta política, se aplicarán las siguientes definiciones:

3.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de Datos Personales;

3.2. Aviso de Privacidad: Documento electrónico, notificación verbal o escrita o en cualquier otro formato, generado por el Responsable para darle a conocer a los Titulares, la existencia y formas de acceder a esta política, así como la finalidad que tendrá la recolección de los datos y el uso que se le dará.

3.3. Base de Datos: Conjunto de Datos Personales que es objeto de Tratamiento por parte del Responsable.
Dato Personal: Cualquier información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables.

3.5. Datos Públicos: Datos relativos al estado civil de las personas, numero de documento de identidad, a su profesión y oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, entre otros que, por su naturaleza, pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

3.6. Datos Sensibles: Toda información que pueda afectar la intimidad del Titular o cuyo uso pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
3.7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable de Tratamiento.

3.8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y o el Tratamiento, es decir, Carbomax de Colombia S.A.S.

3.9. Titular: Persona natural propietaria de la información o Datos Personales que se encuentran incluidos en la Base de Datos del Responsable;

3.10. Transferencia: La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable y se encuentra dentro o fuera del país.

3.11. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

3.12. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

La presente política se rige por los principios y deberes establecidos en el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012, los cuales se señalan a continuación:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.”

Todos los empleados que obran en nombre y representación de la compañía están obligados a cumplir los deberes que se relacionan a continuación:

5.1 Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

5.2 Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

5.3 Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de protección de datos, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.

5.4 Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.

5.5 Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

5.6 Cumplir con los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política.

5.7 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5.8 Actualizar la información cuando sea informado por el titular.

5.9 Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Cuando se trate de transmisiones nacionales e internacionales se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales.

5.10 Informar al encargado del tratamiento las novedades respecto de los datos suministrados y adoptar las demás medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

5.11 Notificar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Todos los empleados, contratistas y demás terceros que obren en nombre y representación del Encargado están obligados a cumplir los deberes relacionados a continuación:

6.1 Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de protección de datos.

6.2 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, de acuerdo con lo establecido en su Política de tratamiento de datos personales. 

6.3 Tramitar las solicitudes, quejas, peticiones, y los reclamos formulados por los titulares en los términos establecidos en su Política de tratamiento de datos personales.

6.4 Notificar al Responsable de la base de datos, las solicitudes, quejas, peticiones y reclamos recibidas, en trámite y/o discusión judicial.
6.5
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo de notificación.

6.6 Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado.

6.7 Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

6.8 Dar cumplimiento a los demás deberes regulados en la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

En las Bases de Datos de Carbomax de Colombia S.A.S se almacenan Datos Personales como nombres, apellidos, fecha de nacimiento, número y tipo de identificación, nacionalidad, edad, género, estado civil, dirección, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico, números de cuentas bancarias, registro sobre el estado del cumplimiento de obligaciones con Carbomax de Colombia S.A.S, entre otros. La información personal que Carbomax de Colombia S.A.S obtenga directamente de su Titular es considerada como veraz y se procederá con su registro en las Bases de Datos que para tal fin Carbomax de Colombia S.A.S disponga.

En las Bases de Datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su Titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la Ley 1581 de 2012.

El Tratamiento que realizará Carbomax de Colombia S.A.S respecto de los Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos será cualquier operación o conjunto de operaciones tales como, recolectar, almacenar, usar, circular, registrar, administrar, reportar, procesar, emplear, evaluar, analizar, confirmar, intercambiar, reproducir, organizar, actualizar y suprimir, de conformidad con las disposiciones normativas aplicables y en el marco de su objeto social para fines financieros, contables, administrativos, operativos, estadísticos, comerciales y para todo aquello que se considere pertinente en desarrollo de las funciones, actividades y operaciones comprendidas dentro de su objeto social.

Carbomax de Colombia S.A.S comunica que ciertos Datos Personales recabados a través de formularios serán incorporados a los ficheros que podrán encontrarse declarados y registrados ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero también, que existen otros Datos Personales que serán recabados únicamente para la relación contractual especifica que se tenga con los Titulares de los Datos Personales y, por lo tanto, dado su carácter temporal y una vez alcanzada la finalidad pretendida, los mismos podrán ser eliminados cumpliendo todas las garantías legales.
Los Datos serán tratados con altos estándares de seguridad, utilizados, cuando menos, los mismos mecanismos de protección que utiliza el Responsable para proteger su propia información confidencial.

i. Autorización
El Responsable obtendrá autorización previa y expresa de los Titulares para tratar los Datos, siempre que así se requiera de conformidad con la Ley 1581 de 2012. En ese sentido, Carbomax de Colombia s.a.s no deberá obtener autorización del Titular cuando:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b. Datos de naturaleza pública;

c. Casos de urgencia médica o sanitaria;

d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

En el evento en que tratemos Datos Sensibles, el Responsable garantiza que:

9.1. Obtiene consentimiento expreso de los Titulares.

9.2. Informa a los Titulares que por tratarse de Datos Sensibles no están obligados a contestar preguntas relacionadas con los mismos y autorizar su tratamiento.

9.3. Informa a los titulares de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de su tratamiento.

Carbomax de Colombia S.A.S cuenta con políticas para garantizar la seguridad de sus activos, instalaciones, trabajadores y visitantes. En ese sentido, cuenta con los siguientes mecanismos de seguridad:

(i) Videovigilancia: En las instalaciones de Carbomax de Colombia S.A.S se realizan grabaciones de videovigilancia, las cuales son administradas por cuenta de la empresa de seguridad con el Responsable ha celebrado un contrato de prestación de servicios según la legislación aplicable o directamente por el Responsable. Estas grabaciones se conservan por un término no inferior a veinte (20) días calendario y no superior a noventa (90) días calendario.

Los Titulares autorizan a Carbomax de Colombia S.A.S la recolección y tratamiento de sus datos personales mediante conducta concluyente, al ingresar y permanecer en las instalaciones del Responsable.
Estos datos solamente serán tratados con fines de seguridad y únicamente serán del conocimiento del Responsable, de la empresa de seguridad o de una autoridad competente que cuente con la autorización conforme a la legislación aplicable. En caso de que un Titular requiera consultar su imagen, tomaremos las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de las imágenes de otros Titulares.

Carbomax de Colombia S.A.S instalará avisos visibles donde se le notifique a los Titulares de las grabaciones, recolección de los datos y el aviso de privacidad.

(ii) Autenticación biométrica: Carbomax de Colombia S.A.S utilizara métodos de autenticación biométrica para el ingreso de sus trabajadores, contratistas, vinculados o visitantes a sus instalaciones. Entre los elementos biométricos que se utilizan están:

a. Huellas dactilares;

b. Rasgos fáciles; y

c. Reconocimiento del iris.

Estos datos son utilizados por los sistemas de seguridad de Carbomax de Colombia S.A.S y únicamente son tratados con fines de seguridad y para permitir el correcto desarrollo del día a día de las actividades de Carbomax de Colombia S.A.S. El Responsable podrá transmitir o transferir estos datos a empresas de sistemas o de seguridad únicamente para el cumplimiento de las finalidades aquí señaladas y con quien haya celebrado contratos de prestación de servicios donde se garantice la correcta conservación de los datos.

Carbomax de Colombia S.A.S tratará datos de menores de edad única y exclusivamente con la autorización de sus representantes legales. Estos Datos serán utilizados para dar visibilidad a los proyectos y actividades que realiza el responsable u otras sociedades que del mismo grupo empresarial con comunidades y nuestros trabajadores.

En ningún caso será obligatorio que el representante legal autorice la recolección de Datos de los menores de edad para que éstos puedan participar de las actividades. En ese sentido, esta autorización es de carácter voluntario.

Los Datos recolectados serán tratados para realizar la actividad y el material audiovisual que se tome será publicado en las redes sociedades del Responsable y/o las otras sociedades del grupo empresarial en consonancia de la Ley 1581 de 2012.

La información recolectada por Carbomax de Colombia S.A.S, será utilizada para el adecuado desarrollo de su objeto social. La información sobre miembros, clientes, proveedores, accionistas y trabajadores, actuales o pasados, se almacenará con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones contractuales de carácter laboral, civil y/o comercial, según sea aplicable. En general, los datos se utilizarán con las siguientes finalidades:

12.1. Comunicar información relacionada con el objeto social del Responsable y especial, pero no exclusivamente, con la relación comercial con el Titular.

12.2. Comunicar promociones, actividades, proyectos, actualizaciones de condiciones de contratación y en sí cualquier información que pueda estar relacionada con el objeto social del Responsable.

12.3. Establecer comunicación constante a través de diferentes canales con los Titulares.

12.4. Hacer encuestas y sondeos de calidad sobre los productos y servicios del Responsable.

12.5. Promover las actividades relacionadas con la operación de Carbomax de Colombia S.A.S, incluyendo actividades de mercadeo y promoción de marcas, así como de productos y servicios.

12.6. Proporcionar información relacionada con las actividades del Responsable a través de correo electrónico, mensajes de texto, redes sociales y/o página web.

12.7. Realizar todas las gestiones administrativas, financieras y de mercadeo relacionadas directamente con el giro ordinario de las actividades del Responsable.

12.8. Transferir los Datos Personales cuando Carbomax de Colombia S.A.S sea requerida por alguna entidad estatal.

12.9. Transmitir los Datos Personales a terceros nacionales o extranjeros encargados con el propósito de que realice el tratamiento por cuenta del Responsable.

12.10. Transferir los Datos Personales a terceros nacionales o extranjeros con el propósito de que éstos realicen su propio tratamiento, siempre y cuando se encuentren debidamente autorizada la transferencia por el Titular.

12.11. Transferir los Datos Personales a otras entidades que formen parte del mismo grupo empresarial, las cuales se identifican en la presente política.

12.12. Contactar a los Titulares, mediante cualquier medio, para que el Responsable pueda cumplir con su objeto social y para llevar a cabo el giro ordinario de sus negocios.

12.13. Realizar búsquedas del cumplimiento de obligaciones financieras de los Titulares en centrales de riesgos en los términos de la Ley 1266 de 2008.

12.14. Realizar reportes en centrales de riesgos de aquellas obligaciones que hayan sido incumplidas por el Titular en los términos de la Ley 1266 de 2008.

El Responsable podrá efectuar consultas y reportes en centrales de riesgos respecto de aquellos Titulares cuya relación comercial con Carbomax de Colombia S.A.S involucre el cumplimiento de obligaciones financieras a favor del Responsable, según la Ley 1266 de 2008.

En cualquier caso, estas consultas y reportes se realizarán según se establece en la normatividad aplicable y cumpliendo con las obligaciones señaladas en la Ley.

El Responsable adopta las medidas de seguridad de índole técnica, humana y organizativa que sean necesarias para evitar la alteración, pérdida, uso, tratamiento o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación nacional vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.

La información recolectada podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales y contratistas para los fines relacionados con la operación de Carbomax de Colombia S.A.S. En cumplimiento de deberes legales, Carbomax de Colombia S.A.S podrá suministrar la información a entidades judiciales o administrativas.

Así mismo, la información podrá ser transferida a sociedades del grupo empresarial, al cual el Responsable haga parte y se encuentre debidamente inscrito en el Registro Mercantil de conformidad con la Ley 222 de 1995.

La información podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando el cumplimiento de los mínimos establecidos en la normativa colombiana.

La Ley 1581 de 2012 concede a los Titulares la posibilidad de ejercer los siguientes derechos en relación con sus Datos Personales:

16.1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

16.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

16.3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.

16.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

16.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o cuando los Datos Personales no se requieran para el cumplimiento de alguna obligación legal o contractual.

16.6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los Titulares de Datos Personales que consten en las Bases de Datos de Carbomax de Colombia S.A.S, o sus causahabientes, podrán consultar su información personal en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en esta política.

Las consultas serán atendidas en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las quejas y/o reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en esta política, y deberán contener, al menos, la siguiente información: (i) identificación del Titular; (ii) descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) dirección del Titular; y la (iv) documentación que se quiera presentar como prueba.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El contenido (artículos, imágenes, videos, logos, diseños, entre otros) compartidos a través de los canales digitales de Carbomax de Colombia S.A.S son de su propiedad o del grupo empresarial del que forma parte. Carbomax de Colombia S.A.S únicamente comparte contenido de terceros con autorización de los respectivos autores.

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Las páginas web del Responsable podrá utilizar esta tecnología en sus canales digitales para mejorar su utilización y acceso, sin perjuicio de lo cual el usuario podrá deshabilitar, en cualquier momento, el uso de las cookies desde la configuración de su navegador web.

La información suministrada por los Titulares permanecerá almacenada por el término necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fue incorporada.

En aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de Datos Personales, deberá enviarse a protecciondedatos@carbomaz.co

La presente versión de la Política de Tratamiento de Datos Personal de Carbomax de Colombia S.A.S estará vigente a partir de su aprobación. Carbomax de Colombia S.A.S se reserva el derecho a modificarla en cualquier momento, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.